Veelvoorkomende auditafwijkingen binnen plaagdierbeheersing
Binnen normen zoals BRCGS, IFS en FSSC 22000 vormt plaagdierbeheersing een belangrijk onderdeel van het voedselveiligheids- en kwaliteitsmanagementsysteem.
Toch zien auditors regelmatig dezelfde aandachtspunten terugkomen. Opvallend genoeg gaat het daarbij lang niet altijd om actieve plaagdierproblemen. Veel afwijkingen ontstaan doordat risico's onvoldoende zijn onderbouwd, opvolging niet aantoonbaar is of documentatie niet meer aansluit op de praktijk.
In dit artikel bespreken we de meest voorkomende auditafwijkingen die wij in de praktijk tegenkomen en hoe organisaties deze kunnen voorkomen.
Risico's zijn onvoldoende onderbouwd
De opvolging is niet aantoonbaar
Documentatie sluit niet aan op de praktijk
1. Een verouderde PRI
Een van de meest voorkomende afwijkingen is een risicoanalyse die niet meer aansluit op de actuele situatie. Bijvoorbeeld omdat:
- processen zijn gewijzigd;
- productstromen zijn veranderd;
- een verbouwing heeft plaatsgevonden;
- de omgeving rondom het pand is veranderd.
Een PRI die enkele jaren geleden correct was opgesteld, hoeft vandaag niet automatisch nog actueel te zijn.
Lees ook: Wat is een PRI?
Wat auditors willen zien:
Actuele risicoanalyse
Locatiespecifieke beoordeling
Recente evaluatie
Onderbouwing van gemaakte keuzes
2. Monitoring zonder duidelijke onderbouwing
Veel organisaties beschikken over een netwerk van monitoringspunten. Maar waarom staan deze punten juist daar? Die vraag blijkt tijdens audits regelmatig lastig te beantwoorden.
Wat auditors willen zien:
Relatie tussen risicoanalyse en monitoringsplan
Onderbouwing van locaties
Aansluiting op risicozones
Logische verdeling van middelen
Monitoring moet voortkomen uit risico's, niet uit gewoonte.
3. Waarnemingen zonder aantoonbare opvolging
Waarnemingen zijn niet per definitie een probleem. Het ontbreken van opvolging vaak wel.
Wat auditors willen zien:
Welke activiteit is vastgesteld
Welke analyse is uitgevoerd
Welke acties zijn genomen
Wat het resultaat van de maatregelen is
Wanneer waarnemingen worden geregistreerd maar verder geen vervolg krijgen, ontstaat een afwijking.
Veelvoorkomende voorbeelden
- herhaalde activiteit op dezelfde locatie;
- terugkerende meldingen zonder structurele oplossing;
- acties die niet zijn afgesloten.
4. Onvoldoende trendanalyse
Veel organisaties verzamelen gegevens. Veel minder organisaties analyseren deze gegevens actief. Daardoor worden patronen gemist. Bijvoorbeeld:
- seizoensinvloeden;
- toenemende activiteit;
- terugkerende hotspots;
- verschuivende risicozones.
Wat auditors willen zien:
Interpretatie
Analyse
Conclusies
Verbeteracties
5. Onduidelijke verantwoordelijkheden
Tijdens audits wordt regelmatig gevraagd: "Wie is verantwoordelijk voor welke acties?" Wanneer verantwoordelijkheden niet duidelijk zijn vastgelegd ontstaat al snel onduidelijkheid. Daarom is het belangrijk wie verantwoordelijk is, wat de deadline is en hoe opvolging bewaakt wordt. Blijft er onduidelijkheid? Dan loop je tegen de volgende risico's aan:
Openstaande acties
Bouwkundige tekortkomingen
Hygiëne-afwijkingen
Structurele verbeterpunten
6. Bouwkundige risico's blijven bestaan
Een opvallend groot deel van plaagdierproblemen ontstaat niet door onvoldoende bestrijding, maar door bouwkundige tekortkomingen. Voorbeelden:
- open doorvoeren;
- beschadigde deuren;
- onvoldoende afdichting;
- beschadigde gevels;
- openingen rondom leidingen.
Wat auditors willen zien:
Signalering
Registratie
Opvolging
Prioritering
7. Onvoldoende evaluatie van het programma
Een effectief plaagdierbeheersingsprogramma wordt regelmatig geëvalueerd. Toch ontbreekt deze stap regelmatig.
Tijdens evaluaties moet worden gekeken naar
- effectiviteit van maatregelen;
- veranderingen in risico's;
- waarnemingen;
- trends;
- verbeterpunten.
Wanneer een programma jarenlang ongewijzigd blijft, ontstaat de vraag of het nog aansluit op de praktijk
8. Plaagdierbeheersing wordt gezien als verantwoordelijkheid van één leverancier
Dit is misschien wel de belangrijkste. Een leverancier kan ondersteunen. Maar effectieve plaagdierbeheersing vraagt samenwerking tussen:
Tijdens evaluaties moet worden gekeken naar
- kwaliteit;
- productie;
- technische dienst;
- facilitair;
- logistiek;
- externe specialist.
De meeste auditafwijkingen ontstaan uiteindelijk niet door een gebrek aan vallen of monitoringspunten, maar doordat risico's binnen de organisatie onvoldoende worden opgevolgd.
Wat hebben deze afwijkingen met elkaar gemeen?
Vrijwel alle afwijkingen hebben één overeenkomst:
Ze ontstaan niet doordat organisaties te weinig bestrijden. Ze ontstaan doordat risico's onvoldoende zichtbaar, onvoldoende onderbouwd of onvoldoende opgevolgd zijn. Effectieve plaagdierbeheersing draait daarom niet alleen om monitoren en registreren, maar vooral om inzicht, analyse en continue verbetering.
Hoe voorkom je deze afwijkingen? Stel jezelf de volgende vragen:
Sluit onze PRI nog aan op de praktijk?
Of is het hoog tijd voor een second opinion?
Kunnen we onze monitoring onderbouwen?
Of hebben we geen concrete strategie?
Worden waarnemingen aantoonbaar opgevolgd?
Of verliezen we actiepunten uit het oog?
Analyseren we trends actief?
Of hebben we onvoldoende inzicht?
Zijn verantwoordelijkheden duidelijk?
Of moeten we alles documenteren?
Evalueren we ons programma periodiek?
Of wordt de evaluatie weleens vergeten?
Wanneer één van deze vragen twijfel oproept, is dat vaak een goede aanleiding om het programma opnieuw te beoordelen.
Twijfel je of jouw plaagdierbeheersing nog aansluit op de verwachtingen van de auditors?
Onze specialisten beoordelen dagelijks PRI's, o.a. binnen de levensmiddelenindustrie, logistiek, farmaceutische sector en verpakkingsindustrie. Met een onafhankelijke second opinion krijg je inzicht in mogelijke verbeterpunten en weet je of jouw PRI nog aansluit op de huidige situatie.